Не только «Леночка, принеси нам кофе»: что должен уметь хороший секретарь

Фото автора Pavel Danilyuk: Pexels
Фото автора Pavel Danilyuk: Pexels

В чём состоит работа секретаря, что значит быть «лицом компании» и сколько платят за такую работу ‒ рассказали и собрали лайфхаки о том, как пройти собеседование на должность секретаря

Теоретически хороший секретарь может сделать карьеру. На практике это редкий случай, потому что действительно хорошего секретаря руководитель ценит ‒ настолько, что в другой отдел просто не отпустит.

Кому подходит профессия секретаря, какие у этой работы плюсы и минусы, на какую зарплату рассчитывать ‒ рассказываем.

Что должен уметь секретарь

Профессия секретаря вызывает много вопросов ‒ давай разбираться.

«Секретарь» или «секретарша»

Корректный вариант ‒ секретарь. Секретарша ‒ разговорное слово, и хотя филологи утверждают, что оно лишено оттенка неуважения, секретари на такое обращение обижаются.

Мужчинам вход воспрещён

Изначально профессия секретаря была мужской. Но в ХХ веке всё изменилось ‒ теперь секретарями работают почти исключительно женщины. В требованиях к соискателю пол, конечно, не указывают, но по умолчанию вакансия рассчитана на женщин.

Молодая и красивая

Секретарь, администратор на ресепшн компании, ассистент руководителя ‒ все эти должности подразумевают «презентабельную» внешность.

Секретарь ‒ профессия для начинающих специалистов, требования к опыту минимальные, а вот к внешности ‒ увы, довольно строгие. По секретарю клиенты и партнёры судят о всей компании ‒ поэтому внешний вид здесь имеет значение.

Главное ‒ вовремя подать кофе

Подавать напитки посетителям, конечно, приходится, но основная работа секретаря заключается совсем в другом:

  • Составлять расписание для начальника
  • Вести протоколы совещаний и деловых встреч
  • Организовывать командировки сотрудников и руководителя
  • Общаться с посетителями
  • Принимать и отправлять корреспонденцию
  • Принимать телефонные звонки

Вот примеры описания обязанностей из реальных вакансий.

Должность: ассистент руководителя

Обязанности:

  • Погруженность в задачи и проекты компании, содействие в их реализации;
  • Организация, структурирование и систематизация всех рабочих процессов;
  • Взаимодействие с руководителем, утверждение плана текущих задач;
  • Постановка задач сотрудникам отделов, контроль выполнения задач в обозначенный срок;
  • Выстраивание эффективного информационного обмена между сотрудниками;
  • Организация документооборота и делопроизводства: создание регламентов, приказов;
  • Аналитическая и информационная поддержка (подготовка отчётов, таблиц, служебных записок).

Должность: помощник руководителя

Обязанности:

  • Структурирование базы данных, ведение реестров;
  • Работа с сайтами компании и рекламными площадками, размещение объектов недвижимости на различных порталах;
  • Административная поддержка деятельности руководителя: организация встреч, совещаний, подготовка информационных материалов, выполнение поручений;
  • Оперативный поиск и систематизация необходимой информации. Работа с большим объёмом данных;
  • Своевременное выполнение задач.

Должность: секретарь

Обязанности:

  • Приём документов и заявлений;
  • Регистрация документов, учёт и передача документов руководителю;
  • Составление писем, запросов и других документов по поручению руководства;
  • Выполнение служебных поручений руководителя;
  • Активное общение по телефону.

В чём плюсы и минусы профессии секретаря

В работе всегда есть и плюсы, и минусы ‒ главное, чтобы лично для тебя плюсов было больше.

Вот что в работе секретаря ‒ хорошо:

  • Отличная стартовая позиция для карьеры
  • Много полезных знакомств
  • Минимальные требования к опыту
  • Приобретение умения делового общения
  • Развитие личных качеств: умения планировать, ответственности, коммуникабельности

А вот что может разочаровать:

  • Рутинность работы
  • Высокий уровень стресса
  • Многозадачность
  • Высокие требования к внешнему виду

Чтобы представить себе работу секретаря, попробуй ответить на вопрос с собеседования:

‒ Что будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору?

Сколько платят секретарям в России

Зарплаты у секретарей не самые высокие ‒ но для первой работы неплохие.

По нашей статистике за март 2022 года, средняя зарплата в вакансиях сферы «Административный персонал» составила 34 676₽.

Средняя зарплата в вакансиях для секретарей ‒ 33 204₽. Секретарям-референтам готовы платить 40 100₽, пресс-секретарям ‒ 47 000₽, руководителям секретариата ‒ 86 600₽.

Секретарю-переводчику в среднем предлагают 49 300₽, секретарю-оператору 34 000₽, секретарю-делопроизводителю ‒ 36 100₽.

Как секретарю пройти собеседование

У секретарей свои лайфхаки ‒ как пройти собеседование. Собрали советы успешных соискательниц на должность секретаря и ассистента руководителя.

«Я люблю яркий макияж и необычные серьги. Но секретарь ‒ не тот человек, который должен привлекать слишком много внимания, поэтому на собеседование пришла в строгом деловом костюме и с нюдовым макияжем ‒ и не ошиблась. Эйчар потом сказала мне, что даже внешне я выгодно отличалась от других соискательниц», ‒ Ирина, 24 года, секретарь


«Думаю, что для секретаря очень важна правильная речь и красивый голос. Я давно подписана на паблики о культуре речи и всегда с интересом их читаю. На собеседовании старалась не употреблять слова-паразиты и вообще говорить максимально правильно», ‒ Екатерина, 22 года, секретарь


«Вы можете быть суперкандидатом ‒ но вас всё равно не примут на работу, если не «совпали» с руководителем. Человек подбирает ассистента «под себя», такого, чтобы понимал с полуслова и не раздражал. Поэтому не вините себя, если получили отказ: дело совсем не в вас», ‒ Алла, 21 год, персональный ассистент


«На собеседовании нужно честно отвечать на все вопросы, кроме одного: почему ушли с предыдущей работы. У меня были проблемы с руководителем, но так отвечать опасно: решат, что и с новым не сработаетесь. Я сказала, что хотела работать в более крупной компании. Собеседование прошло отлично», ‒ Ксения, 25 лет, секретарь-референт

Похожие статьи

Страх, лень или жадность ‒ что заставляет нас терпеть на работе всё

Страх, лень или жадность ‒ что заставляет нас терпеть на работе всё

Две трети россиян не получают удовольствия от работы ‒ однако увольняются далеко не все. Найти работу по душе мешают страх остаться без денег, боязнь перемен и привычка к сиюминутным тратам. Терпеть, увольняться или бороться ‒ выбери свой путь

18.09.2020 10:57

Последние статьи

Как избежать депрессии, если не получается найти работу

Как избежать депрессии, если не получается найти работу

Нет такого соискателя, который бы не получал отказ от потенциального работодателя. Все через это проходят ‒ но реагируют по-разному. Разобрали ‒ почему долгие поиски работы могут привести к депрессии, как противостоять негативным мыслям и как найти работу не за месяцы, а за недели

25.05.2022 16:15
Почему зона комфорта ‒ это болото и как оттуда выбраться

Почему зона комфорта ‒ это болото и как оттуда выбраться

Иногда зона комфорта не имеет ничего общего с комфортом ‒ это стены, которые человек сам строит вокруг себя. Почему так происходит, как понять, что ты ограничил свои возможности и как решиться на перемены, если в зоне комфорта стало не очень комфортно

23.05.2022 14:21
Как довести коллег ‒ осторожно: очень вредные советы

Как довести коллег ‒ осторожно: очень вредные советы

Больше всего в коллегах раздражают пустые разговоры, но если хочешь взбесить вообще всех ‒ веди эти разговоры, следуя нашим инструкциям. Всеобщая ненависть обеспечена! А если серьёзно ‒ советуем поступать строго наоборот

18.05.2022 14:54
Почему в твоей жизни нет ничего, кроме работы ‒ 6 самых частых ошибок

Почему в твоей жизни нет ничего, кроме работы ‒ 6 самых частых ошибок

Жаль, что я так много работал ‒ эта фраза входит в топ упрёков самому себе в старости. Люди жалеют, что слишком много времени тратили на работу и слишком мало ‒ на свои желания и мечты. Проверь, не повторяешь ли ты их ошибки

09.05.2022 11:04
Подпишись на статьи ГородРабот.ру