Теоретически хороший секретарь может сделать карьеру. На практике это редкий случай, потому что действительно хорошего секретаря руководитель ценит ‒ настолько, что в другой отдел просто не отпустит.
Кому подходит профессия секретаря, какие у этой работы плюсы и минусы, на какую зарплату рассчитывать ‒ рассказываем.
Что должен уметь секретарь
Профессия секретаря вызывает много вопросов ‒ давай разбираться.
«Секретарь» или «секретарша»
Корректный вариант ‒ секретарь. Секретарша ‒ разговорное слово, и хотя филологи утверждают, что оно лишено оттенка неуважения, секретари на такое обращение обижаются.
Мужчинам вход воспрещён
Изначально профессия секретаря была мужской. Но в ХХ веке всё изменилось ‒ теперь секретарями работают почти исключительно женщины. В требованиях к соискателю пол, конечно, не указывают, но по умолчанию вакансия рассчитана на женщин.
Молодая и красивая
Секретарь, администратор на ресепшн компании, ассистент руководителя ‒ все эти должности подразумевают «презентабельную» внешность.
Секретарь ‒ профессия для начинающих специалистов, требования к опыту минимальные, а вот к внешности ‒ увы, довольно строгие. По секретарю клиенты и партнёры судят о всей компании ‒ поэтому внешний вид здесь имеет значение.
Главное ‒ вовремя подать кофе
Подавать напитки посетителям, конечно, приходится, но основная работа секретаря заключается совсем в другом:
- Составлять расписание для начальника
- Вести протоколы совещаний и деловых встреч
- Организовывать командировки сотрудников и руководителя
- Общаться с посетителями
- Принимать и отправлять корреспонденцию
- Принимать телефонные звонки
Вот примеры описания обязанностей из реальных вакансий.
Должность: ассистент руководителя
Обязанности:
- Погруженность в задачи и проекты компании, содействие в их реализации;
- Организация, структурирование и систематизация всех рабочих процессов;
- Взаимодействие с руководителем, утверждение плана текущих задач;
- Постановка задач сотрудникам отделов, контроль выполнения задач в обозначенный срок;
- Выстраивание эффективного информационного обмена между сотрудниками;
- Организация документооборота и делопроизводства: создание регламентов, приказов;
- Аналитическая и информационная поддержка (подготовка отчётов, таблиц, служебных записок).
Должность: помощник руководителя
Обязанности:
- Структурирование базы данных, ведение реестров;
- Работа с сайтами компании и рекламными площадками, размещение объектов недвижимости на различных порталах;
- Административная поддержка деятельности руководителя: организация встреч, совещаний, подготовка информационных материалов, выполнение поручений;
- Оперативный поиск и систематизация необходимой информации. Работа с большим объёмом данных;
- Своевременное выполнение задач.
Должность: секретарь
Обязанности:
- Приём документов и заявлений;
- Регистрация документов, учёт и передача документов руководителю;
- Составление писем, запросов и других документов по поручению руководства;
- Выполнение служебных поручений руководителя;
- Активное общение по телефону.
В чём плюсы и минусы профессии секретаря
В работе всегда есть и плюсы, и минусы ‒ главное, чтобы лично для тебя плюсов было больше.
Вот что в работе секретаря ‒ хорошо:
- Отличная стартовая позиция для карьеры
- Много полезных знакомств
- Минимальные требования к опыту
- Приобретение умения делового общения
- Развитие личных качеств: умения планировать, ответственности, коммуникабельности
А вот что может разочаровать:
- Рутинность работы
- Высокий уровень стресса
- Многозадачность
- Высокие требования к внешнему виду
Чтобы представить себе работу секретаря, попробуй ответить на вопрос с собеседования:
‒ Что будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору?
Сколько платят секретарям в России
Зарплаты у секретарей не самые высокие ‒ но для первой работы неплохие.
По нашей статистике за март 2022 года, средняя зарплата в вакансиях сферы «Административный персонал» составила 34 676₽.
Средняя зарплата в вакансиях для секретарей ‒ 33 204₽. Секретарям-референтам готовы платить 40 100₽, пресс-секретарям ‒ 47 000₽, руководителям секретариата ‒ 86 600₽.
Секретарю-переводчику в среднем предлагают 49 300₽, секретарю-оператору 34 000₽, секретарю-делопроизводителю ‒ 36 100₽.
Как секретарю пройти собеседование
У секретарей свои лайфхаки ‒ как пройти собеседование. Собрали советы успешных соискательниц на должность секретаря и ассистента руководителя.
«Я люблю яркий макияж и необычные серьги. Но секретарь ‒ не тот человек, который должен привлекать слишком много внимания, поэтому на собеседование пришла в строгом деловом костюме и с нюдовым макияжем ‒ и не ошиблась. Эйчар потом сказала мне, что даже внешне я выгодно отличалась от других соискательниц», ‒ Ирина, 24 года, секретарь
«Думаю, что для секретаря очень важна правильная речь и красивый голос. Я давно подписана на паблики о культуре речи и всегда с интересом их читаю. На собеседовании старалась не употреблять слова-паразиты и вообще говорить максимально правильно», ‒ Екатерина, 22 года, секретарь
«Вы можете быть суперкандидатом ‒ но вас всё равно не примут на работу, если не «совпали» с руководителем. Человек подбирает ассистента «под себя», такого, чтобы понимал с полуслова и не раздражал. Поэтому не вините себя, если получили отказ: дело совсем не в вас», ‒ Алла, 21 год, персональный ассистент
«На собеседовании нужно честно отвечать на все вопросы, кроме одного: почему ушли с предыдущей работы. У меня были проблемы с руководителем, но так отвечать опасно: решат, что и с новым не сработаетесь. Я сказала, что хотела работать в более крупной компании. Собеседование прошло отлично», ‒ Ксения, 25 лет, секретарь-референт
